Email etiquette

Als je communiceert via mail kunnen er nogal wat misvattingen ontstaan. Emailberichten worden vaak snel opgeschreven, waardoor er zinnen komen te staan die op verschillende manieren kunnen worden opgevat. Zeker als iets is geschreven met een dubbele laag, of met een ironische of sarcastische toon is geschreven is email meestal niet de meest voor de hand liggende methode om je boodschap over te brengen. In het filmpje hierboven is weer sprake van heel ander email-gedrag wat niet gewenst is.Gelukkig zijn er enkele regels waar je je aan vast kan houden om een nette, maar vooral duidelijke email te schrijven. De zogenaamde email etiquette. Hoe doe je dat dan, een email schrijven waarmee je duidelijk je boodschap overbrengt? Hieronder lees je het!

Hoe doe je dat

Lay-out

• Gebruik geen verschillende lettertypes in één email.
• Maak de achtergrond van de email niet te ingewikkeld, dit kan afleiden van de tekst én, je weet niet zeker of de ontvanger de tekst precies zo ziet zoals jij de opmaak bedoeld hebt.
• In een niet-zakelijke email mag je smileys of andere emticons gebruiken, maar gebruik ze niet in elke regel! 😉
• Heb je een digitale of elektronische handtekening, houd deze dan kort en bondig. 6 Regels is eigenlijk maximaal

De geschreven Tekst

• Begin je email met een aanhef en geef boven een voor iedereen duidelijk onderwerp aan van slechts een paar woorden.
• Houdt je bericht kort! Als het een lange email is, zorg dan voor een duidelijke indeling, met na de aanhef een inleiding
• Onder de inleiding zet je een lege regel, en begin daarna met de rest van de tekst. Heb je heel veel tekst, gebruik dan vaker een lege regel.
•  Beantwoord je een email, refereer dan aan de vraag door deze te herhalen, of te verwijzen naar het onderwerp van de vraag. Wordt het een opsomming, gebruik dan bullets.
• Stuur per bericht 1 onderwerp. Mensen zijn slecht in lezen van mails, en zien vaak het tweede onderwerp niet!
• Sluit je email af met in elk geval je naam. Onder je naam kan je eventueel nog je emailadres / telefoonnummer / website kwijt.
• Kijk je email na op spelfouten voordat je (te) snel op ‘verzenden’ drukt!

Attachments

Hang aan een bijlage geen grotere bestanden dan 8 Mb

• Je kan foto’s bij de email voegen! Maar onthoudt dat deze niet altijd bij iedereen in de email zelf te zien zijn maar het misschien eerst moeten opslaan om de foto te zien. De tekst moet dus ook zonder de foto te begrijpen zijn!
• Foto’s video of andere bestanden die je als bijlage aan de email hangt mogen niet te groot zijn. Hou een maximum aan van 5 Mb, en als je de keuze hebt hou het dan bij 3 of 4 Mb. Om grotere bestanden te versturen zijn er goede alternatieven als Wetransfer.com en dropbox

Afsluiten en Verzenden

• Stuur niet aan alles en iedereen een CC of BCC. Denk goed na wie direct bij het onderwerp of jouw vraag betrokken zijn.
• Antwoord emails snel, maar alleen bij hoge prioriteit meteen. Andere emails kan je de volgende dag, of volgend dagdeel beantwoorden
• Vraag niet om een leesbevestiging
• Check voor je op ‘Send’ drukt of je de in de email beloofde bijlage ook echt hebt toegevoegd!